Hajo Simons
Steht ein Firmenevent an, ist eine gelungene Planung Voraussetzung für den Erfolg. Du brauchst Ideen und ein gutes Konzept, damit aus der Veranstaltung ein Erlebnis wird, das die Teilnehmer lange in Erinnerung behalten.
Das Wissen, wie es Dir gelingt, ein Firmenevent zu organisieren, und was Du beachten solltest, erlangst Du in diesem Beitrag.
Warum ein gut geplantes Firmenevent wichtig ist
Weihnachten, der Beginn des Sommers, Jubiläen, ein Produktlaunch oder einfach mal so – ein Firmenevent bringt Deinem Unternehmen Vorteile. Lässt Du Dir etwas einfallen und bereitest das Firmenevent durchdacht vor, zeigst Du Deinen Mitarbeitern, dass Du sie wertschätzt. Für Dich kann ein gelungenes Event bedeuten, dass sich die Angestellten vermehrt mit dem Unternehmen identifizieren und so Dein Arbeitgeberimage stärken.
Du gibst den Mitarbeitern die Gelegenheit, sich privat kennenzulernen, was das Betriebsklima positiv beeinflusst. Firmenevents fördern den Zusammenhalt in den Teams und begünstigen die Kommunikation untereinander.
Budget festlegen und sinnvoll planen
Bevor Du mit der Planung des Events beginnst, solltest Du Dir zunächst darüber klar werden, was Du mit der Veranstaltung erreichen möchtest. Ist dieses nur für die Mitarbeiter gedacht, sollen Partner Deines Unternehmens daran teilnehmen oder ist (auch) die Kundschaft Deine Zielgruppe?
Steht Dein Ziel fest, kommt der Kassensturz. Wieviel kannst oder willst Du für dieses Event ausgeben? Anschließend rechnest Du alle Kosten zusammen und priorisiert diese nach unvermeidlichen und vermeintlichen Posten. Dazu schlägst Du noch einen Puffer von zehn bis 15 Prozent auf.
Passende Location auswählen
Die passende Location auszuwählen, gehört zu den bedeutenden Schritten, sobald Du ein Event planst. Denn dabei kannst Du toppen oder floppen. Allein einen Veranstaltungsort zu finden ist gar nicht so einfach, weil er einige Kriterien erfüllen sollte.
Zunächst muss er zu Deiner Zielgruppe und zum Unternehmen passen. Zudem darf die Location weder zu klein noch zu groß sein. Ein weiteres Kriterium ist die gute Erreichbarkeit, damit alle Gäste an der Veranstaltung stressfrei teilnehmen können.
Die Möglichkeiten sind vielfältig. Findet das Event im Sommer statt, bietet sich ein Summer BBQ mit Foodtrucks an oder eines mit Blick auf die Elbe in Hamburgs Speicherstadt. Zudem kommen Events, bei denen Mitarbeiter ihre Kräfte messen können, gut an. Oft passt auch eine Mottoparty oder das Team findet in einem Kletterpark oder bei einer Paddeltour zueinander. Idyllisch geht es auf einem Bauernhof zu, der sich für kleinere Firmen ebenso als Eventlocation eignet.
Liegt Dein Unternehmen in der Nähe von Hamburg, findet sich bestimmt eine Location. Brauchst Du Unterstützung bei der Planung und Ausführung, kontaktiere einen erfahrenen Eventplaner in Hamburg . Das spart Zeit, Nerven und alles wird perfekt. Dennoch empfiehlt es sich, die Location persönlich zu besichtigen. Prüfe, ob die Technik passt, ausreichend Parkplätze vorhanden sind und die Ausstattung den Erwartungen entspricht.
Terminplanung und Zeitmanagement
Bei der Terminplanung empfiehlt sich die Kommunikation mit den Mitarbeitenden, denn am Tag des Events sollten möglichst viele der eingeladenen Personen dabei sein. Beginne mit der Planung einige Wochen vor dem Termin, damit jeder potenzielle Teilnehmer seine Einladung so frühzeitig bekommt, dass er das Event einplanen kann und nicht verhindert ist.
Das richtige Eventformat finden
Das Ziel des Events bestimmt dessen Format. Eine Konferenz bietet Möglichkeiten zum Networking. Zudem gibt ein Konferenzsaal die Möglichkeit, Experten für Vorträge einzuladen. Unterschätze jedoch nicht die Kosten und berücksichtige, dass eine Konferenz eine längere Planungsphase erfordert.
Auch bei einem Seminar ist ein fachlicher Austausch möglich. Bei diesem Eventformat sind jedoch weniger interaktive Elemente zu finden. Viel Spaß für die Teilnehmer bringt ein Teambuilding-Event. Die Interessen von Menschen sind jedoch unterschiedlich, sodass Du mit Deiner Veranstaltung nicht alle Mitarbeitenden erreichst.
Ist ein Produktlaunch Anlass für das Firmenevent, herrscht hoher Erfolgsdruck. Zudem brauchst Du eine lange Vorlaufzeit für intensive Marketingmaßnahmen.
Catering und Ausstattung organisieren
Bei einem Firmenevent darf die Verpflegung nicht fehlen. Welcher Art diese ist, richtet sich nach der Ausrichtung der Veranstaltung. Ist das Firmenevent formell, empfiehlt sich ein gesetztes Dinner. Bei lockeren Events ist ein Buffet oder Fingerfood passend.
Erkundige Dich bei den eingeladenen Personen, ob diese auf Lebensmittel allergisch reagieren und ob es Vorlieben gibt. Sorge zudem für ausreichend Getränke. Rechne pro Person mit einem Bedarf von vierhundert bis fünfhundert Milliliter. Zudem solltest Du alkoholhaltige und alkoholfreie Getränke anbieten. Überdies Tee oder Kaffee. Stelle sicher, dass ausreichend Geschirr vorhanden ist.
Auch das Mobiliar muss stimmig sein. Für ein Firmenevent eignen sich Stehtische gut, denn sie fördern das Networking und Gespräche. Zusätzlich solltest Du die vorhandene Technik begutachten. Funktionieren die Geräte und es ist alles Notwendige vorhanden oder musst Du noch einiges an Equipment anmieten?
Damit sich Deine Gäste wohlfühlen, dekoriere den Veranstaltungsort passend zum Eventformat. Dazu kannst Du Branding-Elemente einbringen, die den Anlass der Veranstaltung deutlich machen. Blumen und Pflanzen schaffen eine angenehme Stimmung
Programmgestaltung: Inhalte, Aktivitäten und Highlights
Wie erfolgreich Dein Firmenevent wird, hängt vorwiegend davon ab, wie Du das Programm gestaltest. Als Firmenchef obliegt es Dir, die Eröffnungsrede zu halten. Dabei weist Du auf den Sinn der Veranstaltung hin sowie auf die Unternehmenswerte.
Weiter geht es mit bekannten Persönlichkeiten oder Branchenexperten, die als Keynote-Redner (Hauptredner) das Interesse der Teilnehmer wecken sollen. Ein möglicher Programmpunkt könnte zudem eine Podiumsdiskussion sein. Bei interaktiven Workshops können die Teilnehmer Neues dazulernen und ihren Horizont erweitern.
Achte darauf, dass ausreichend Pausen angesetzt werden, denn diese dienen dem Austausch bei Snacks und Getränken. Binde bei lockeren Events Deine Mitarbeiter durch Spiele, die den Zusammenhalt der Teilnehmer stärken, in das Programm ein.
Zum Schluss verabschiedest Du alle Teilnehmer mit einem Dank. Ein Höhepunkt des Firmenevents könnte eine Verlosung sein. Andernfalls kannst Du die Anwesenden für gewonnene Spiele oder vergangene Erfolge in Deinem Unternehmen auszeichnen.
Kommunikation (Einladungen etc.)
Die Kommunikation mit den potenziellen Teilnehmern an Deinem Firmenevent beginnt mehrere Wochen vor dem Verschicken der Einladungen mit dem Senden einer „Save-the-Date”-Nachricht. Damit weckst Du Interesse. Dieses verstärkst Du schließlich mit den Einladungen zu Deinem Firmenevent.
Vom Design hängt ab, wie viele der eingeladenen Personen teilnehmen. Damit die Einladung wahrgenommen wird, empfiehlt es sich, dem Corporate Design zu folgen.
Du hast die Wahl, ob Du sie per E-Mail, per Post oder über das Intranet verschickst. Die Einladungen sollten das Datum, den Ort der Veranstaltung und deren Art enthalten. Die Uhrzeit nicht vergessen. Hilfreich für die eingeladenen Personen sind die Angabe des Dresscodes sowie Informationen über Details wie Parkmöglichkeiten am Veranstaltungsort. Mehr Teilnehmer sagen zu, falls Du um Rückmeldung bittest. Dazu fügst Du einen Link in die Einladung ein.
Nach dem Event endet die Kommunikation mit der Danksagung an alle Teilnehmer und der Bitte um Feedback. Die Rückmeldungen sind wichtig zur Nachbereitung, die wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Firmenevents liefert.
