Selbstständig sein – das sind die 5 größten Zeitfresser

Endlich selbstständig und kein Chef mehr, der Dir auf die Finger sieht. Ein Traum. Doch Selbstständigkeit bedeutet auch ständige Verfügbarkeit und weniger Zeit für Familie, Freunde und sich selbst. Deshalb ist das Zeitmanagement in der Selbstständigkeit besonders wichtig. Dieser Artikel unterstützt Dich mit Tipps dabei, effektiv zu arbeiten und die 5 größten Zeitfresser zu eliminieren.

Selbstständig sein – das sind die 5 größten Zeitfresser

Gehörst Du zu den Selbstständigen, die zwischen 48 und mehr als sechzig Stunden wöchentlich und auch am Wochenende arbeiten? Keine Frage: Die Arbeit nimmt Dir niemand ab. Und doch hast Du die Möglichkeit, Dir etwas Freiraum zu schaffen. Dieser Artikel zeigt Dir, welche die 5 größten Zeitfresser bei der Arbeit eines Selbstständigen sind.

Zeitfresser Nr. 1: Unstrukturierte Kommunikation

Unaufgeräumte und unsortierte E-Mail, überladene E-Mail-Threads, fehlende oder falsche Betreffzeilen und eine defekte Suchfunktion – dies alles führt dazu, dass das Suchen einer Information wesentlich mehr Zeit in Anspruch nimmt als vorgesehen.

Verteilst Du die Kommunikation zudem auf unterschiedliche Kanäle wie Meetings, das Telefon, E-Mail und/oder einem Chat wie WhatsApp oder Google Chat ist das Chaos komplett. Es kostet viel Zeit und Mühe, sich die notwendigen Informationen zusammenzusuchen.

Der Frust steigt und Ihre Motivation sinkt, wenn die Kommunikation nicht klar, organisiert und zeitsparend über sichere Tools abläuft.

Zeitfresser Nr. 2: Fehlendes Zeitmanagement und Priorisierung

Frühmorgens stehst Du auf, um Dein Arbeitspensum zu schaffen. Müde fällst Du am späten Abend oder früh in der Nacht ins Bett. Doch das ist nicht alles: Wieder einmal hast Du es nicht geschafft, alles Notwendige zu erledigen.

Wenige Stunden Schlaf und schon geht es weiter. Bereits im Nachtlager hindert Dich der Ton einer eingehenden E-Mail daran, nicht zu verschlafen.

So geht es nicht weiter. Das weißt Du. Was Dir fehlt, ist ein Zeitmanagement, mit dem Du Dich selbst organisiert. Zudem sollte es Deinen Arbeitstag strukturieren und Deine Produktivität erhöhen.

Um dies umzusetzen, ordnest Du zunächst Deine Aufgaben nach Priorität. Dabei stellst Du das unternehmerische Ziel in den Vordergrund – nicht Deine persönlichen Vorlieben. Zudem empfiehlt es sich, große Aufgaben in kleinere zu aufzuteilen. Lege regelmäßige Pausen ein, um neue Kraft zu schöpfen.

Ein perfektes Zeitmanagement und das Eliminieren von Zeitfressern verhelfen Dir zu mehr Freizeit.

Zeitfresser Nr. 3: Übermäßige Bürokratie und Verwaltungsaufwand

Bürokratie kostet Unternehmen übermäßig viel Zeit und damit Geld. Der DUP Monitor des gleichnamigen Unternehmer-Magazins belegt, dass diese für 43 Prozent der Unternehmen durchschnittlich zehn bis dreißig Stunden in Anspruch nimmt. 28 Prozent benötigen noch mehr Zeit. Lediglich 29 Prozent der Firmen brauchen weniger als zehn Stunden, um der Bürokratie genüge zu tun.

Hemmschuhe für Unternehmen sind die Dokumentationspflichten, das Berichtswesen, die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und die Steuervorschriften. Zudem führten die Befragten die mangelnde Digitalisierung bei den Behörden und langwierige Genehmigungsverfahren für die Produktion und für Bauten an.

Ein weiterer Zeitfresser ist die Buchhaltung. Mit einer Buchhaltungssoftware, die wesentliche Prozesse der Buchhaltung wie die Belegerkennung, die Rechnungsstellung sowie die Lohnabrechnung abdeckt, ist die Arbeit schnell erledigt.

Zeitfresser Nr. 4: Ständige Erreichbarkeit und Ablenkung

Lasse Dich nicht von Deinen Aufgaben ablenken. Chats oder Social-Media-Aktivitäten, Radio und Fernseher stehlen Dir Zeit, die Du besser nutzen kannst.

Zudem hindert Dich die ständige Erreichbarkeit daran, Dich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Schaltest Du Telefon und Smartphone zu vordefinierten Zeiträumen ein und lässt es zur übrigen Zeit ausgeschaltet, gewinnst Du durch weniger Ablenkung mehr Zeit, um konzentriert zu arbeiten.

Reduziere zudem Störungen durch Familienmitglieder oder Mitarbeiter auf ein Minimum.

Zeitfresser Nr. 5: Unklare Ziele und mangelnde Delegation

Unklare Ziele sind Zeitfresser und mindern den Unternehmenserfolg. Fehlt Dir das klare Ziel vor Augen, verschwendest Du Zeit damit, Deine Entscheidungen ständig zu überdenken und anzupassen.

Zudem fällt es ohne klares Ziel schwer, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Ist eine Frage geklärt, treten neue Unklarheiten, die zu unproduktiven Meetings führen, bis das Ziel feststeht.

Projekte dauern aus diesem Grund länger, als wenn Du zuvor Deine Ziele von Beginn an klar definierst und auch Deine Mitarbeiter daran teilhaben lässt. Sonst schwindet wertvolle Zeit, ohne konkrete Ergebnisse zu erzielen. Hilfreich, um dies zu vermeiden, sind Tools wie ClickUp, die Dich bei der Zielsetzung unterstützen sowie Deine Zielerreichung sichtbar machen.

Ebenso wichtig ist die Kunst des Delegierens. Beim Festlegen Deiner Prioritäten stößt Du oft auf Dinge, die außer Dir auch eine andere Person genauso gut oder aufgrund seines Wissens besser erledigen kann.

Sich dies einzugestehen, erfordert Mut. Deine Mitarbeiter motiviert es jedoch, wenn Du Ihnen mehr zutraust und ihnen bedeutende Aufgaben überträgst. Durch das Delegieren von Arbeiten erkennst Du das Potenzial Deiner Mitarbeiter.

Delegierst Du Deine Arbeit, bleibt Dir mehr Zeit, Dich auf Deine eigenen Aufgaben zu konzentrieren und früher in den Feierabend zu starten.

Strategien zur Zeitersparnis

Die Zeitersparnis ist ein Teil des Zeitmanagements. Um Zeit zu sparen und Dinge in kürzerer Zeit zu erledigen, brauchst Du Strategien:

1. Arbeite im Homeoffice, denn dadurch sparst Du die Zeit, die Du sonst für die Hin- und Rückfahrt zur Firma benötigst.
2. Erfasse, wie lange Du für einzelne Arbeiten brauchst. Hilfreich dafür ist eine Zeiterfassungsapp. Diese erleichtert die Verplanung Deiner Zeit für das Unternehmen.
3. Setze Dir realistische Ziele.
4. Plane wichtige und schwierige Arbeiten für Deine produktivste Tageszeit ein.
5. Erledige ähnliche Aufgaben in einem Ablauf. Ein Beispiel: Am Monatsanfang erhältst Du Kontoauszüge von Deinen Banken. Speichere diese und drucke diese anschließend in einem Vorgang aus. Ebenso zeitsparend funktioniert dies mit erhaltenen oder geschriebenen Rechnungen.
6. Verwende eigene oder fertige Vorlagen für E-Mails, Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Tabellen und Präsentationen.
7. Meide Multitasking, wenn Du produktiv sein musst. Dennoch ist es möglich, beispielsweise bei Routinearbeiten wie dem Sichern von Daten oder dem Aufräumen des Computers einen Podcast zur Produktivität oder zum Projektmanagement zu hören.
8. Ergibt sich ein Problem, löse es sofort, statt es aufzuschieben. Dadurch vermeidest Du, dass Dich dieses bei weiteren Arbeiten hindert, die Aufgaben in geplanter Zeit auszuführen.
9. Richte einen Arbeitsbereich ein, in dem Du Dich wohlfühlst. Dadurch erhöhst Du Deine Produktivität und Motivation.
10. Digitalisiere Deine Arbeit. Tools und Apps unterstützen Dich dabei, effizient zu arbeiten.

Tools und Methoden für effizientes Arbeiten

Bist Du selbstständig, hast Du automatisch mit Zeitfressern zu kämpfen. Das effiziente Arbeiten erfordert deshalb ein Selbstmanagement, mit dem Du diese Zeitdiebe eliminierst.

Erfolgreiche Unternehmer bedienen sich dabei unterschiedlicher Methoden. Beispiele sind das Eisenhower-Prinzip oder Getting Things Done. Noch einfacher geht es mit Getting-Things-Done-Apps wie Evernote, Notion oder TickTick.

Eine Projektmanagement-App, die Dir die Aufgabenplanung erleichtert, ist Trello. Das Programm arbeitet mit Kanban-Boards, Listen und Karten. Zudem kannst Du Dateien anhängen, Vorgänge automatisieren und Kommentare hinterlassen.

Ein weiteres Projektmanagement-Tool ist Jira. Das agile Scrum Tool stellt leistungsstarke agile Boards bereit, mit der Teams komplexe Projekte in überschaubare Arbeitsabschnitte unterteilen. Dadurch gelingt es, Projekte schneller abzuschließen.

Auch Microsoft hat mit Microsoft To Do eine App, mit der Du Deine persönlichen und beruflichen Aufgaben planen kannst.

Slack ist ein effektives Tool zur Teamkommunikation. Es erlaubt, über aktuelle Projekte und andere geschäftsrelevanten Themen zu diskutieren sowie Termine zu vereinbaren oder Links und Dokumente auszutauschen.

Das Online-Tool Doodle spart Zeit bei der Terminfindung im Team.

MindMaster vereinfacht das Brainstorming mit einer virtuellen Mindmap, an der Teams ohne persönlichen Kontakt von jedem Ort aus arbeiten können.

Toggle ist ein Zeitmanagement-Tool mit Time-Tracking-Funktionen.

Der Filehosting-Dienst Google Drive erlaubt es, Dokumente zu speichern, zu verwalten und diese gemeinsam in einer Cloud zu bearbeiten. Zudem stellt der Dienst kostenlos ein Pendant zu Microsoft Office bereit.

Fazit

Selbstständige arbeiten viel und haben keine Zeit zu verschwenden. Bedeutend für den Unternehmenserfolg ist es, Zeitfresser zu eliminieren, Aufgaben zu planen, zu delegieren und effizient auszuführen. Hilfreich dabei sind verschiedener Strategien und Tools für das Zeitmanagement, für die Buchhaltung und Finanzen, für die E-Mail-Verwaltung und zur Projektplanung.